Система учета специализированного депозитария должна содержать все документы, включая изменения и дополнения к ним (копии документов), и сведения (информацию), необходимые для осуществления функций специализированного депозитария, в том числе об имуществе клиентов (его стоимости) и операциях, производимых с ним. Система учета должна содержать сведения (информацию) в отношении имущества (обязательств) в объеме, позволяющем идентифицировать соответствующее имущество (соответствующие обязательства) и выполнить контрольные функции специализированного депозитария.
Согласно Письму Банка России от 23.04.2019 N015-54/3048 «О документах, необходимых для осуществления функций специализированного депозитария» в целях оптимизации работы при осуществлении своих функций специализированный депозитарий вправе заключить договор с клиентом, предусматривающий получение документов, необходимых для осуществления функций специализированного депозитария и предусмотренных законодательством РФ к предоставлению клиентами специализированному депозитарию, непосредственно от третьих лиц, включая кредитные организации, предусмотрев соответствующий порядок в своем регламенте.
Применение указанного порядка не освобождает клиента от ответственности за непредставление (нарушение порядка и сроков представления) третьими лицами документов специализированному депозитарию, если обязанность по их представлению в соответствии с законодательством возложена на клиента.